Monessa organisaatiossa sisäinen viestintä on iso haaste, ja johtamis- ja esihenkilöviestintä on siinä suuressa roolissa. Voidaan melkeinpä sanoa, että johtaminen on viestintää. Työyhteisöviestintä onkin johdolle tärkeä kehittämiskohde.
Vaikka kaikki johtajat ja esihenkilöt eivät voi olla viestinnän ammattilaisia, jokaisen johtavassa asemassa työskentelevän tulisi kiinnittää viestintätaitoihinsa tosissaan huomiota. Alle listatun kymmenen ohjeen avulla johdon viestinnän kehittämisessä päästään alkuun.
Kymmenen johtamisviestinnän perusohjetta
1. Ylläpidä avointa viestintäkulttuuria
Sisäisen viestinnän perustana voidaan pitää avoimuutta. Avoin viestintäkulttuuri sitouttaa henkilöstöä ja parantaa luottamusta yrityksen tai organisaation johtoon. Työ ei ole motivoivaa, jos henkilöstö kokee, että heiltä salataan asioita.
Kun johdon välittämä viestintäkulttuuri on avointa, on työntekijöiden myös helpompi nostaa esiin työarjessa ilmeneviä ongelmia. Tällöin asiat eivät jää käsittelemättä tai kaivelemaan hampaankoloon.
2. Panosta viestien selkeyteen
Selkeiden viestien välittäminen voi tuntua itsestään selvältä, mutta monesti silti törmätään siihen, että viestejä ei ollakaan ymmärretty tarkoitetulla tavalla. Johtamis- ja esihenkilöviestinnässä on ehdottaman tärkeää kiinnittää huomiota viestien selkeyteen ja yksiselitteisyyteen, jotta vältytään kaikelta monitulkintaisuudelta ja väärinymmärryksiltä.
Kaikessa viestinnässä johdon kannattaa pitää mielessä, että viestin vastaanottajat eivät ole todennäköisesti olleet mukana samoissa keskusteluissa. Asiat täytyy siis selittää uutena ja taustoittaa niitä tarpeeksi. Myös turhaa jargonia kannattaa välttää, sillä sille on harvoin tarvetta, kun tavoitteena on saada viesti välitettyä.
3. Varmista että viesti on ymmärretty
Johdon kannattaa aina myös varmistaa, että viestit ‒ sekä suulliset että kirjalliset ‒ on ymmärretty oikein ja koko henkilöstön keskuudessa samalla tavalla. Väärinymmärryksiä syntyy yllättävissäkin tilanteissa, vaikka viestin selkeyteen olisi kiinnitetty huomiota.
Yleensä väärinymmärryksien riski on suuri etenkin silloin, kun viestejä välitetään sähköpostitse tai muuten kirjallisesti. Kirjallisten viestien ymmärrettävyyteen voi panostaa esimerkiksi niin, että antaa jonkun asiaan perehtymättömän lukea vistin ensin ja varmistaa hänen ymmärtävän sen oikein.
4. Viesti suunnitellusti ja oikeaan aikaan
Viestinnän suunnittelu on sen onnistumisen lähtökohta ‒ myös sisäisessä viestinnässä. Johdon kannattaa viestiä muutoksista, uudistuksista ja päätöksistä mahdollisimman nopeasti koko henkilöstölle, mutta kuitenkin niin, että viesti ja sen välittämiskeino on suunniteltu ja harkittu.
Suunnitelmallisuuden lisäksi tarvitaan tilannetajua, millaisissa tilaisuuksissa tai yhteyksissä on hyvä kertoa mistäkin asioista. Myös viestin välittämisajankohtaan on syytä kiinnittää huomiota: esimerkiksi työajan ulkopuolella ei kannata viestiä henkilöstölle etenkään kysymyksiä ja keskustelua herättävistä aiheista.
5. Pysy johdonmukaisena
Johtamis- ja esihenkilösviestinnässä on tärkeää noudattaa sisäisen viestinnän suunnitelmaa johdonmukaisesti. On olennaista, että kaikkien johtoasemassa toimivien välittämä viesti on sama, eivätkä esihenkilöt esimerkiksi viesti toistensa kanssa päinvastaisista linjauksista.
Johdon yhtenäisen näkemyksen välittämiseksi on hyvä pitää koko johtoporras ajan tasalla kaikista viestittävistä asioista. Johdonmukaisena pysymisen kannalta on siis tärkeää, että sisäistä viestintää toteutetaan suunnitellusti.
6. Välitä oikeaa tietoa ja vältä huhumyllyä
Kun johto viestii olennaisista asioista ajantasaisesti ja selkeästi, oikea tieto välittyy koko työyhteisöön. Tällöin henkilöstön ei tarvitse arvailla johdon ajatuksia ja toiminnan taustalla olevia tekijöitä. Toisin sanoen vältetään lietsomasta huhupuheita, jotka vääristävät oikeaa tietoa.
Johdon ja esihenkilöiden on lisäksi syytä näyttää esimerkkiä siinä, ettei arkaluontoisista ja kyseenalaisista aiheista keskustella käytävillä tai avokonttorissa. Etenkin johdon väliset ohimennen kuullut keskustelut lisäävät tunnetta asioiden pimittämisestä, kasvattavat väärinymmärrysten riskiä ja laittavat huhut liikkeelle.
7. Pidä strategia pöydällä ja tavoitteet kirkkaina
Strategian jalkautuminen on edelleen haaste, joka on havaittavissa monissa yrityksissä ja organisaatioissa. Johdon kannattaa siis tuoda strategiaa ja yhteisiä tavoitteita jatkuvasti esiin kaikessa viestinnässään luontevalla tavalla, jotta ne eivät pääse perustyöarjessa unohtumaan.
On ristiriitaista viestiä henkilöstölle strategisista linjauksista, arvoista ja tavoitteista, jos ne eivät johdon ja esihenkilöiden viestinnässä ilmene. Strategia muuttuu huomattavasti uskottavammaksi ja todennäköisemmin koko henkilöstön toiminnan lähtökohdaksi, kun johdon toiminnan havaitaan perustuvan siihen.
8. Älä moiti vaan kannusta kehittymään
Johdon ja esihenkilöiden viestien liiallinen autoritaarisuus, nuhteleva sävy tai syyllisten etsiminen harvoin johtavat hyviin tuloksiin. Ennemmin sisäisessä viestinnässä kannattaa korostaa yhdessä tekemisen ja kehittymisen merkitystä, sillä se herättää huomattavasti paremmin motivaatiota.
Viestitään koko henkilöstölle, että epäonnistumisia ei tarvitse peitellä ja että apua saa ja pitää pyytää. Tässäkin on olennaista johdon näyttämä esimerkki: ei yritetä peitellä myöskään omia virheitä tai puutteita osaamisessa, vaan osoitetaan halua kehittyä.
9. Ole läsnä
Johdon on tärkeää olla läsnä ja valmiina vastaamaan henkilöstön kysymyksiin etenkin muutostilanteissa. Jos tärkeitä viestejä lähetetään esimerkiksi sähköpostin välityksellä silloin, kun ei itse olla paikalla, ei henkilöstö koe saavansa johdolta tukea.
Tärkeistä asioista keskusteltaessa johdon ja esihenkilöiden on syytä kuunnella ja olla paikalla. Kiireenkin keskellä johdon on kyettävä olemaan läsnä, mikäli tarve niin vaatii.
10. Sitoudu viestintään ja näytä esimerkkiä
Sisäisen viestinnän onnistumiseksi on ensiarvoisen tärkeää, että johto sitoutuu siihen. Johdon viestintää ei voi ulkoistaa viestintätiimille, vaan kaikkien johtamistehtävissä toimivien on oltava siinä aktiivisesti mukana.
Jos asioista halutaan työpaikalla keskusteltavan avoimesti ja rakentavasti, on johdon ja esihenkilöiden näytettävä esimerkkiä. Johto voi itse ylläpitää omalla toiminnallaan sellaista viestintäkulttuuria, jota henkilöstön halutaan toteuttavan.
Teksti: Saara Kankainen
Viestintä ei ole koskaan täysin mutkatonta tai helppoa, mutta se on sitäkin tärkeämpää organisaation menestyksen ja henkilöstön hyvinvoinnin kannalta. Onneksi sitä voidaan kehittää! HY+ tarjoaa organisaation toiveiden ja tarpeiden mukaan räätälöityä valmennusta sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään. Lue lisää ja ota yhteyttä >>
