Käsi sydämellä: saiko teidän organisaationne sisäinen viestintä viimeisimmässä työhyvinvointikyselyssä puhtaat paperit? Jos ei saanut, et ole viestijänä yksin. Aika monessa muussakin organisaatiossa viestinnän asiantuntija hakkaa ties kuinka monetta kertaa päätään seinään. Kyselyn tulos ei tullut yllätyksenä, mutta miten peikoksi muuttunut sisäinen viestintä saadaan kuntoon?
Viestijänä tiedät, mitä pitäisi tehdä. Pitäisi saada johto ja esihenkilöt ottamaan isompaa vastuuta työyhteisöviestinnästä. Heidät pitäisi saada ymmärtämään, että sisäisessä viestinnässä on kyse muustakin kuin tiedon jakamisesta.
Sisäinen viestintä ei ole ydinfysiikkaa, ja ohjeita ja apua on saatavilla. Esimerkiksi viestintäasiantuntija Saara Kankainen antaa blogikirjoituksessaan 10 sisäisen viestinnän vinkkiä johtajille ja esimiehille.
Olet varmasti itsekin kirjoittanut monen monituista vinkkilistaa ja tarjonnut lukuisia kertoja apuasi organisaatiosi johdolle ja esihenkilöille. Mitä vielä voit tehdä?
Peruuta pari askelta taaksepäin.
Keskustelkaa viestinnästä työyhteisössä
Helsingin yliopiston organisaatioviestinnän työelämäprofessorinakin toiminut Outi Ihanainen-Rokio kehotti työelämässä toimiville HY+:n viestinnän johtamisen Comma-koulutusohjelman opiskelijoille pitämässään luennossa puhumaan organisaatioissa enemmän siitä, mikä on kenenkin viestintäkäsitys.
Ihanainen-Rokio esitteli mallin, jossa viestinnällä on hyvin erilaisia tehtäviä ja tapoja vaikuttaa:
Putki: Viestintä nähdään tiedon välityksenä, jolloin viestintä on tiedolla vaikuttamista.
Prosessi: Viestintä on vuorojen vaihdoksia, jolloin viestintä on vuorovaikutusta.
Käsky, tarkastus: Viestintä toimii kontrollina, jolloin viestinnällä vahvistetaan valta-asemaa.
Tasapaino: Viestintä on jännitteiden tasaaja, jolloin viestinnällä pyritään dialogiin ja ymmärrykseen.
Kipinä: Viestintä toimii kasvun moottorina, jolloin viestinnällä tähdätään mahdollistumisen kokemukseen ja saavuttamaan potentiaali.
Ei ole itsestään selvää, että kaikki työyhteisön jäsenet ajattelisivat samalla tavalla organisaatioviestinnästä. Jos johdon ja työntekijöiden käsitykset viestinnästä ovat täysin erilaiset, soppa on valmis, ja se näkyy työhyvinvointikyselyn tuloksissa. Ihanainen-Rokio haastoikin viestinnän johtamisen opiskelijat jututtamaan oman organisaationsa johtajia näiden viestintäkäsityksistä.
Muistat ehkä vanhan viestinnän lääkeruiskumallin, jonka mukaan sanoma on ikään kuin lääke, jonka ”lääkäri” eli lähettäjä siirtää ”potilaalle” eli vastaanottajalle sellaisenaan ja saadaan aikaan toivottu vaikutus. Viestijät eivät ole tähän uskoneet sukupolviin, mutta yhä moni johtaja ajattelee sisäisen viestinnän olevan lähinnä viestien välittämistä – usein tiedostamattaan. Viesti on lähetetty kertaalleen, ja sitten ihmetellään, miksi muutosta ei tapahdu.
Nosta kissa pöydälle ja puhu johdolle ihmisten erilaisuudesta ja siitä johtuvista erilaisista odotuksista ja vaatimuksista sisäiselle viestinnällenne. Työyhteisöviestintä on paitsi tiedolla vaikuttamista, myös vuorovaikutusta ja yhteisen ymmärryksen luomista dialogilla. Itse en käyttäisi viestintää kontrollin välineenä valta-asetelmaa pönkittämään.
Jos ja kun organisaationne tavoitteena on kasvaa tai tehdä parempaa tulosta, keskustele sisäisen viestinnän potentiaalista kasvun moottorina. Muista aina puhua johdon kieltä, eli euroja.
Etätyöskentely antaa uuden mahdollisuuden
Nyt jos koskaan kannattaa ottaa työyhteisöviestinnän digiloikka, kun työntekijät työskentelevät piuhojen päässä etänä. Enää ei tarvitse patistaa työyhteisöä digikanaviin, kun työntekijät johtoa myöten ovat siellä jo elämässä uutta hybridiajan työarkea. Uudet työvälineet ovat tulleet tutummiksi, ja moni kasvokkaisten kohtaamisten nimiin vannova on joutunut antamaan digiviestinnälle uuden mahdollisuuden.
Nyt on viestijän iskun paikka. Samalla kun tuet johtajia ja esihenkilöitä uusien digikanavien hyödyntämisessä pääset keskustelemaan sisäisen viestinnän roolista laajemminkin. Käytä tilaisuus hyväksesi.
Kirjoittaja: Minna Ristimäki, viestinnän asiakkuuspäällikkö, HY+
Kiinnostaako aihe? Comma − viestinnän johtamisen koulutusohjelma valmentaa viestinnän johtamisen ammattilaiseksi ja vahvistaa rooliasi työyhteisön sisäisenä konsulttina ja kehittäjänä.
