Kokonaisvaltainen siirtyminen etätyöhön ja toisaalta vaiheittainen palaaminen työpaikoille ovat olleet monissa organisaatioissa mietinnän paikkoja. Työyhteisön kehittäminen, johtaminen ja työhyvinvoinnin ylläpitäminen voivat tuntua entistä hankalammilta etä- ja hybridityössä. Millaisia haasteita etätyö on tuonut johtajille, esihenkilöille ja työyhteisöille ja miten näihin haasteisiin vastataan?
HY+digiaamussa 23.9.2021 keskusteltiin paluusta toimistolle sekä työhyvinvoinnin merkityksestä poikkeusolojen jälkeen. Asiantuntijapuhujana toimi työyhteisövalmentaja ja mentori Pirkko Tavaila, jonka esille nostamia asioita on koottu tähän blogiartikkeliin.
Lataa ja katso HY+digiaamun tallenne: Paluu toimistolle – työhyvinvoinnin merkitys poikkeusolojen jälkeen.
”Kun etäisyys lisääntyy, luottamus korostuu.”
Kuten Tavaila toteaa, työ on alkanut muuttua jo ennen koronaviruspandemian aiheuttamaa poikkeusaikaa. Esimerkiksi etätöitä tehtiin monissa organisaatioissa melko paljon jo aiemmin.
Nykytyöelämän ilmiöt, niin hyvät kuin huonotkaan, eivät siis välttämättä ole täysin uusia, ja moni työelämän haaste on havaittu yhtä lailla lähityöskentelyssä. Etätyöaikana monet ongelmakohdat noustavat kuitenkin päätään entistä enemmän.
Nykytyöelämän haasteita
Yksi ajankohtainen työelämän haaste, joka korostuu entisestään etäaikana, on työn ja vapaa-ajan rajojen hälventyminen. Etätöissä päivät venyvät helposti pitkiksi, kun työasiat ovat käden ulottuvilla myös kotona.
Tavaila tuo esiin, että ihmisen kyky käsitellä tietoa on kuitenkin rajallinen. Tästä syystä vapaa-ajan ja palautumisen merkitystä ei voida liikaa korostaa.
Isoimmat haasteet nykytyöelämän johtamisessa liittyvät Tavailan mukaan kuormituksen lisäksi vuorovaikutukseen, yhteishenkeen, työtapoihin ja luottamukseen. Myös nämä haasteet korostuvat etätyössä, sillä yhteisöllisyyden koetaan syntyvän helpommin, kun ihmiset pääsevät kohtaamaan toisensa paikan päällä.
Työntekijät odottavat johtamiselta eri asioita etänä kuin työpaikalla. Tavaila viittaa kyselytutkimukseen, jonka mukaan eniten haasteita etätyössä kokevatkin juuri esihenkilöt ja ylemmät toimihenkilöt.
Mitä etäjohtamisessa ja etätyössä onnistuminen edellyttää esihenkilöiltä ja johdolta? Mitä kukin työntekijä voi tehdä yksilönä työyhteisönsä kehittämiseksi? Huomiota kannattaa suunnata ainakin seuraaviin viiteen asiaan.
1. Luottamuksen kasvattaminen organisaatiossa
Tavaila puhuu tutkimuksesta, joka osoittaa, että luottamuksella on iso vaikutus moniin asioihin organisaatiossa. Kun luottamuksen taso on korkea, koetaan muun muassa huomattavasti vähemmän stressiä ja enemmän energisyyttä työssä, minkä ansiosta myös tuottavuus kasvaa.
Luottamuksen merkitys muuttuu yhä tärkeämmäksi etätyössä. ”Kun etäisyys lisääntyy, luottamus korostuu”, Tavaila toteaa.
Miten luottamusta sitten voitaisiin kasvattaa omassa organisaatiossa? Tavaila kehottaa esihenkilö- ja johtotehtävissä toimivia avaamaan keskustelua siitä, miten luottamusta osoitetaan asenteilla ja päivittäisillä teoilla omassa tiimissä ja koko organisaatiossa.
2. Selkeiden tavoitteiden asettaminen ja johtaminen niiden kautta
Tavailan mukaan työntekijät ovat nostaneet etätöiden haasteisiin liittyvissä kyselyissä esiin, että etäkokoukset eivät ole mielekkäitä ja hyvin valmisteltuja, eivätkä työt jakaudu tasaisesti. Työntekijät eivät myöskään koe saavansa työstään tarpeeksi palautetta.
Etenkin poikkeusaikana rekrytoidut työntekijät toivoivat selkeämpää kuvaa työn vaiheista ja vastuista.
Kaikilla työntekijöillä – myös johtotehtävissä toimivilla itsellään – on siis oltava konkreettiset ja ymmärrettävät tavoitteet, ja työtä on johdettava näiden tavoitteiden kautta. Tarvitaan selkeitä vastuita, seurantaa ja palautetta.
3. Yksilöllinen kohtaaminen: kaikille mahdollisuus tulla nähdyksi ja kuulluksi
Tehokkain ja toimivin tapa johtaa on ihmisten kohtaaminen, Tavaila tuo esiin, sillä jos esimerkiksi tiimissä on yksikin tyytymätön henkilö, se voi vaikuttaa koko tiimin toimintaan merkittävästi.
Tästä syystä on tärkeää antaa tilaa kaikille työyhteisön jäsenille tulla nähdyiksi ja kuulluiksi. Jo pelkästään se lisää työhyvinvointia, vaikka itse ongelmaan ei saataisikaan ratkaisua saman tien.
Tavaila korostaa esihenkilöasemassa toimiville, että on hyvä kuulostella, mitä kukin yksilö kokee tarvitsevansa suoriutuakseen työstään. Voidaan esimerkiksi jakaa oman päivän kohokohta tai hankalin kohta ja siten luoda tilaisuus sparrailulle.
Tavaila nostaa esiin kyselyn tuloksia, joista ilmenee, että 85 % vastaajista on tyytyväisiä työnantajansa etätyökäytäntöihin. Hän korostaa, että vaikka enemmistö onkin tyytyväinen, on työnantajan kuultava myös sitä 15 prosenttia, joka ei ole, koska heidänkin näkemyksillään ja kokemuksillaan on merkitystä.
Vaikka voitaisiinkin todeta, että enemmistö kokee jonkin asian hyväksi työyhteisössä, vähemmistön kokemia ongelmia ei voida lakaista maton alle. Myös ne vaikuttavat kokonaiskuvaan.
4. Aktiivisuutta tarvitaan kaikilta työyhteisön jäseniltä
Tavaila korostaa, että me-hengen luomista ei voida odottaa pelkästään esihenkilöiltä. Aktiivisuutta tarvitaan kaikilta työntekijöiltä – myös etäkokouksissa.
Etenkään etätyöaikana esihenkilöt eivät välttämättä ole tietoisia kaikesta, mitä heidän alaistensa työarjessa tapahtuu. Siksi tarvitaan vastavuoroista kommunikaatiota alaisten ja johdon välillä, jotta esihenkilöasemassa toimiva tietää, jos hänen alaisillaan on esimerkiksi jotakin hankalaa meneillään.
Vaikka keskeytykset ovat iso ongelma nykytyöelämässä, ei häiriötekijänä voida pitää sitä, jos joku yrittää ottaa kontaktia kysyäkseen mitä kuuluu, ja myös alaisen olisi hyvä muistaa kysyä esihenkilöltään kuulumisia, Tavaila tähdentää. Myös johtoasemassa toimivilla on tarve tulla kohdatuiksi.
5. Kuormituksen vähentäminen
Kuormitus on yksi nykytyöelämän isoista haasteista, joka konkretisoituu loputtomalta tuntuvana viestitulvana. Tavaila kehottaa määrittelemään eri viestintävälineille selkeät roolit sekä sopimaan organisaatio- ja tiimitasolla yhteisesti, mikä on järkevä reagointiaika viesteihin. Lisäksi olisi hyvä, että kaikki tietäisivät ainakin suurin piirtein, mistä ja keneltä minkäkin tiedon saa.
Tavaila toteaa, että välillä voi myös pysähtyä miettimään omaa ydintehtäväänsä organisaatiossa ja sitä, mistä kaikesta tarvitsee itse tietää. Kaikissa keskusteluissa, palavereissa ja viestiketjuissa ei tarvitse olla mukana.
Yksi olennainen keino vähentää työn kuormitusta on sanoa ei, ja se on myös asia, josta organisaatiossa kannattaa keskustella. Onko kaikilla sellainen tunne, että uskaltaa sanoa ei, kun kuormitus käy liian suureksi?
Teksti: Saara Kankainen
Ilmoittaudu mukaan Työhyvinvoinnista voimaa -koulutukseen, josta saat vinkkejä työhyvinvoinnin parantamiseen sekä itsesi ja muiden parempaan työkyvyn johtamiseen.
Jos olet kiinnostunut pureutumaan työyhteisön vuorovaikutuksen merkitykseen ja sen kehittämiseen digitaalisessa viestinnässä, tutustu myös Digitaalinen työyhteisöviestintä -koulutukseen.
Vinkkejä etätyöhön ja aivojen hyvinvoinnin ylläpitämiseen työssä saat myös suositusta Aivot ja työ -verkkokoulutuksesta, lue lisää ja ilmoittaudu!
