Keskenään hyvinkin erilaiset yritykset ja organisaatiot tuntuvat kamppailevan samankaltaisten haasteiden parissa. Lähes jokainen työ toimialasta riippumatta on muuttunut yhä monimuotoisemmaksi. Pelkkä substanssiosaaminen ei riitä, vaan tarvitaan myös monenlaisia muita työelämätaitoja. Alla kolme yleistä haastetta, jotka nousevat esiin työpaikoilla, sekä ratkaisuja niihin vastaamiseen.
Oman työn hallinta ja itsensä johtaminen
Työn muutoksen myötä työtehtävät karkaavat yhä helpommin hallitsemattomiksi ja langat eivät enää pysykään käsissä. Resurssit ovat vähäiset, mutta paljon pitäisi saada tehtyä. Siksi oman työn hallinta ja itsensä johtaminen ovat muuttuneet entistä merkittävämmiksi.
Ratkaisuna työn hallittavuusongelmiin ei yleensä ole ainoastaan yksittäisten henkilöiden organisointikykyjen kehittäminen, vaan tarve on koko työyhteisöä koskeville muutoksille. Asiaa voidaan lähestyä niin, että laaditaan työpaikan uudet käytännöt, jotka koskevat kaikkia. Näihin sisältyvät esimerkiksi tehokkaat kokouskäytännöt, työrauhan antaminen ja sopimukset, kuinka erilaisiin kommenttipyyntöihin reagoidaan.
Edellä mainitut asiat kuulostavat melko simppeleiltä, mutta niiden noudattaminen käytännössä unohtuu kuitenkin yllättävän helposti. On siis tärkeää, että kaikki työyhteisössä todella sisäistävät uudet käytännöt sekä sitoutuvat niihin ja niiden systemaattiseen toteuttamiseen.
Se että työntekijän työtehtävät pysyvät järkevissä määrissä on sekä työntekijän että työnantajan vastuulla. Itsensä johtamiseen kuuluu, että osaa sanoa ei, eikä haali itselleen liikaa työtehtäviä. Siksi on ratkaisevaa, että työyhteisön ilmapiiri sallii sellaisista tehtävistä kieltäytymisen, jotka eivät ole liiketoiminnan ja strategian kannalta prioriteettilistan kärjessä.
Työn hallittavuuden kannalta onkin olennaista, että yrityksen strategia ja käsitys järkevästä työstä ovat kirkkaina mielessä kaikilla työntekijöillä. Työnantajan on myös tarjottava työntekijöille mahdollisuus kehittyä uudenlaisissa tehtävissä, jolloin jatkossa niiden suorittamiseen ei mene niin paljon aikaa ja työkokonaisuus tuntuu hallittavammalta.
Muutoksen läpivienti ja muutosjohtaminen
Oli kyse sitten pienestä tai isommasta muutoksesta, se tuo aina mukanaan haasteita työyhteisöön. Sopeutuminen voi tuottaa vaikeuksia, kun asioita ei enää tehdäkään totutulla tavalla. Maailman muuttuessa kiihtyvään tahtiin muutoksilta ei kuitenkaan voida välttyä.
Kuinka muutos saadaan vietyä organisaatiossa läpi mahdollisimman sujuvasti? Tärkeää on ainakin hyvä johtaminen, jotta vältytään epävarmuuden ja kaoottisuuden tunteelta. Muutoksen läpiviemiseksi on asetettava selkeät tavoitteet, joita noudatetaan pitkäjänteisesti. Johdon on sitouduttava muutokseen ja tuotava uusia, konkreettisia toimintatapoja työarkeen, minkä seurauksena koko organisaation on helpompi sitoutua muutokseen.
Muutosjohtamisessa hyödyksi ovat valmentavan johtamisen ydintaidot. Valmentavalla otteella yksilöitä ohjataan itsenäiseen ajatteluun, mikä on muutoksen toteutumisen kannalta olennaista. Asiantuntijuus ja osaaminen ovat yrityksissä ja organisaatioissa pysyviä elementtejä muutoksen keskellä, joten on hyvä panostaa näiden osa-alueiden johtamiseen. (Lue lisää yksilön ja osaamisen johtamisesta.)
Muutoksen läpiviemiseksi osaamis-, tieto- ja taitopääomaa on kartutettava ja jaettava organisaation sisällä. Toimintakulttuuria on syytä kehittää entistä osallistavammaksi sekä hyödyntää työyhteisön osaamista ja voimavaroja kokonaisvaltaisesti. Lisäksi tärkeiden verkostojen säilyttäminen sekä uusien rakentaminen on avainasemassa muutoksen keskellä.
Sisäinen viestintä ja vuorovaikutus
Moni yritys ja organisaatio kamppailee tällä hetkellä myös sisäiseen viestintään liittyvien haasteiden kanssa. Tieto ei tunnu kantautuvan kaikkien korviin, strategiat eivät jalkaudu ja samojen asioiden tekemiseen käytetään turhaan aikaa. Koska nykyajan työ on enenevissä määrin asiantuntijatyötä ja asiantuntijatyön luonne muuttuu jatkuvasti itsenäisemmäksi, syntyy helposti tilanne, jossa omista työasioista ja tekemisistä ei tule viestittyä tarpeeksi yrityksen sisällä.
Sisäisen viestinnän haasteita kannattaa lähteä ratkomaan perusteellisen selvityksen kautta. Ensin kuvataan koko organisaation sisäinen viestintäprosessi ja tunnistetaan kohderyhmät: ketkä, keille, mitä ja miten ihmiset viestivät työyhteisössä. Lisäksi on syytä kirkastaa roolit ja vastuut sisäisessä viestinnässä sekä korostaa, että modernissa organisaatiossa kaikki viestivät.
Työyhteisöä kannattaa kannustaa dialogiseen vuorovaikutukseen yrityksen johto mukaan lukien. Olennaista sisäisen viestinnän kehittämisessä ja vuorovaikutteisuuden lisäämisessä on esimiesviestinnän parantaminen, sillä omalla viestinnällään esimiehet näyttävät esimerkkiä, millä tavalla organisaatiossa halutaan viestittävän. (Lue lisää sujuvasta vuorovaikutuksesta työelämässä.)
Kuunteleminen on iso osa sisäistä viestintää ja vuorovaikutusta. Sisäisen viestinnän onnistumiseksi on siis tärkeää, että työyhteisössä kuunnellaan kaikkia osapuolia ja he kokevat tulevansa kuulluiksi. Tähän johdon on kiinnitettävä merkittävästi huomiota, sillä kyky kuunnella myös negatiivisia ja eriäviä ajatuksia herättää luottamusta, mikä puolestaan parantaa vuorovaikutusta. Nykytyöelämässä kuuntelutaito on johdon lisäksi välttämätön ominaisuus kaikille työyhteisön jäsenille.
Kirjoittaja: Saara Kankainen
Kuulostavatko yllä mainitut haasteet tutuilta? Jos yrityksesi tai organisaatiosi kaipaa lisäapua näiden tai muiden haasteiden taklaamiseen, kannattaa tutustua HY+:n jatkuvan oppimisen ratkaisuihin. Yrityksille ja organisaatioille räätälöitävien kehittämisratkaisujen sisältö, taso, toteutus ja laajuus suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa siten, että asetetut tavoitteet saavutetaan mahdollisimman tehokkaasti ja vaikuttavasti.
