Pandemiatilanteesta johtuvaa etätyösuositusta jatkettiin ennen kuin kaikissa organisaatioissa edes ehdittiin palata takaisin työpaikoille, ja monen työyhteisön vuorovaikutus tapahtuu edelleen kokonaan verkon välityksellä. Samanlaiset pohdinnat viestinnästä nousevat kuitenkin esiin yhtä lailla etä-, lähi- kuin hybridityössäkin: millaista on hyvä vuorovaikutus työyhteisössä ja minkälaista osaamista onnistunut sisäinen viestintä vaatii?
Kun etätöitä oli pandemian puhjettua tehty kokonaisvaltaisesti puolisen vuotta, oli 6.11.2020 järjestetyssä HY+digiaamussa teemana vuorovaikutus etätöissä. Aihetta oli alustamassa puheviestinnän opettaja ja vuorovaikutuksen tutkija Tessa Horila.
Lataa ja katso tallenne: HY+digiaamu: Kohti osaavaa vuorovaikutusta etätöissä
Tähän blogiartikkeliin on nostettu Horilan pohdintoja työyhteisön vuorovaikutuksesta ja miten sitä voitaisiin etätyöaikanakin kehittää.
Mitä työyhteisön vuorovaikutus on ja miten etätyö vaikuttaa siihen?
Kuten Horila tuo esiin, vuorovaikutus on jatkuva, käynnissä oleva prosessi, jossa ihmiset luovat ja vaihtavat merkityksiä ja neuvottelevat niistä. Tämä prosessi on olemassa yhtä lailla teknologian välityksellä kuin kasvokkainkin, eikä teknologia vie pois vuorovaikutuksen perimmäisiä tehtäviä ja tarkoituksia.
Horila lähestyy työyhteisön vuorovaikutusta niin sanottujen tehtävä- ja suhdetasojen kautta. Tehtävätasolla hän tarkoittaa työn tavoitteisiin ja niiden saavuttamiseen liittyvää vuorovaikutusta, jonka avulla työtehtävät saadaan suoritettua. Tehtävätason vuorovaikutusta on esimerkiksi tiedon jakaminen sekä ongelmien ratkominen ja tunnistaminen.
Samanaikaisesti vuorovaikutuksessa ja kaikessa viestinnässä on Horilan mukaan läsnä aina myös suhdetaso, jolla hän tarkoittaa suhtautumisen osoittamista ja tulkintoja siitä, miten meihin itseemme suhtaudutaan. Lisäksi suhdetaso on suhteiden muodostamista ja ylläpitämistä, esimerkiksi luottamuksen rakentamista ja sosiaalisen tuen osoittamista.
Horila toteaa, että etäaika ja teknologiavälitteisyys häivyttävät vuorovaikutuksen suhdetasoa. ”Jotain oleellista puuttuu, jää näkymättömiin tai häviää. Tulee kokemus siitä, että yhteys katkeaa”, hän pohtii.
Mikään ympäristö ei Horilan mukaan kuitenkaan todellisuudessa poista suhdetasoa. Teemme suhdetason tulkintoja myös esimerkiksi chat-keskusteluista ja sähköpostiviesteistä. Vuorovaikutuksen ilmiö ei siis poistu taustalta teknologiavälitteisessä viestinnässä, vaikka tuntuisikin siltä, että se on jollain tavalla vaikeampaa tai ei-näkyvillä.
Teknologiavälitteisessä viestinnässä myös tottuminen on Horilan mukaan olennainen tekijä. Viestiminen etänä sujuu meiltä nyt varmasti jo vaivattomammin verrattuna siihen, mikä tilanne oli pandemian alkuvaiheessa.
Miten vuorovaikutusta voidaan kehittää – myös etätyössä?
Horila nostaa esiin kolme vinkkiä, joiden avulla työyhteisön vuorovaikutusta voidaan parantaa myös etätyöaikana.
1. Kuuntelemisen ja ymmärtämisen aktiivinen viestiminen
Kuunteleminen vuorovaikutustaitona on tärkeä myös kasvokkaisessa viestinnässä, ja se on ehdottomasti aina aktiivista toimintaa. Etenkin verkon välityksellä tapahtuvassa vuorovaikutuksessa tarvitaan lisäksi tietoista viestimistä siitä, että on läsnä, kuunnellut ja ymmärtänyt toisen viestin.
Kasvokkaisessa viestinnässä pienet eleet ja ilmeet, jotka viestivät kuuntelemisesta, syntyvät usein melko automaattisesti. Kaikessa teknologiavälitteisessä viestinnässä kuuntelemisen ilmeiseminen samalla tavalla ei ole edes mahdollista. Jos palaveria pidetään vaikkapa puhelimessa, on kuuntelemista osoitettava aktiivisemmin kuin esimerkiksi nyökyttelemällä.
Tästä syystä kuuntelemisen ja ymmärtämisen osoittamiseen kannattaa jokaisen työyhteisön jäsenen kiinnittää tietoisesti huomiota ja esimerkiksi aktiivisesti reagoida keskusteluun etäpalavereissakin.
2. Viestinnän ja vuorovaikutuksen yhteinen sanoittaminen
Voimme viestiä osaavasti vasta yhdessä toisten ihmisten kanssa, eikä kukaan voi päättää omaavansa hyvät vuorovaikutustaidot yksin. Ihmisillä voi olla yllättävänkin erilaisia käsityksiä siitä, mitä hyvä viestintä ja vuorovaikutus työyhteisössä on ─ siksi siitä on puhuttava ääneen ja sitä on sanoitettava yhdessä.
Oman tiimin tai koko työyhteisön kanssa kannattaa käydä merkitysneuvotteluja siitä, mitä kukin pitää osaavana viestintänä ja vuorovaikutuksena. Kaikkien ei tarvitse muuttua viestintätyyliltään samanlaisiksi, mutta jo sen tiedostaminen, että joku työyhteisössä onkin hyvin erilainen viestijä kuin itse, auttaa vuorovaikutustilanteissa.
Lisäksi etenkin etätyössä on tärkeää sanoittaa, mitä erilaisilta teknologisilta viestintävälineiltä odotetaan ja mitä niillä on tarkoitus tehdä. Millaista vuorovaikutusta milläkin alustalla on tarkoitus toteuttaa?
3. Suhdetasosta huolehtiminen ja sen olemassaolon tiedostaminen
Vuorovaikutuksen suhdetaso on työyhteisön viestinnän läpileikkaava ominaisuus, mikä on hyvä tiedostaa ja pitää mielessä aina. Vaikka keskityttäisiinkin puhumaan niin sanotusti pelkkää asiaa, suhdetaso on myös tällaisissa vuorovaikutustilanteissa taustalla vaikuttava ilmiö.
Viestinnällisiä väärintulkintoja tapahtuu myös tuttujen ihmisten kesken, mutta työkavereihin kannattaa kuitenkin pyrkiä jollain tasolla tutustumaan, sillä tuttuus voi auttaa meitä tulkitsemaan toistemme viestejä paremmin.
Suhdetasosta on pyrittävä huolehtimaan etätyössäkin, vaikka se tuo omat haasteensa, kun kollegoihin ei törmää käytävillä ja keskustelua ei synny spontaanisti. Esimerkiksi chatissa voi pitää kynnystä matalalla vapaamuotoisemmallekin vuorovaikutukselle.
Näiden vinkkien lisäksi on hyvä muistaa se, että vuorovaikutusosaaminen ei koskaan tule valmiiksi ja kehitymme siinä jatkuvasti.
Meille kaikille on hyötyä oman viestintä- ja vuorovaikutusosaamisen tietoisesta kehittämisestä. Kun jokainen panostaa itsereflektioon eli pohtii sitä, millainen viestijä olen, miten toimin ja reagoin erilaisissa vuorovaikutustilanteissa ja mikä niissä tuntuu itselle haastavalta, koko työyhteisön viestintä ja vuorovaikutus vahvistuu.
Teksti: Saara Kankainen
Kiinnostaako työyhteisön vuorovaikutuksen kehittäminen? Tutustu Digitaalinen työyhteisöviestintä -koulutukseen, jossa Tessa Horila toimii toisena kouluttajana.
