Ottaa päähän! Sähköposti sykkii uusista vastaamattomista viesteistä ja firman sisäisen muistionkin piti olla valmiina jo eilen. Ja nyt pitäisi saada taas timanttinen ja omaa ääntä pursuileva blogiteksti aikaiseksi. Varmaan sinne someenkin olisi hyvä tehdä joku uusi päivitys, mutta en keksi mitään uutta! Hakkaan näitä samoja lauseita ja ajatuksia, eikä ole tarpeeksi aikaa kirjoittaa sellaista tekstiä, joka nostattaisi aaltoja lukijoissa. Kuulostaako tutulta?
Kirjoittaminen on viestinnän ammattilaisen ensisijainen työväline. Ilman tekstiä ei ole viestintää. Vaikka jokainen viestijä on kirjoittamisen ammattilainen, vuosien kokemus ei silti välttämättä tee kirjoittamisesta yhtään sen helpompaa.
Välillä kirjoittaminen vain takkuaa, ja toisinaan se on melkoista sanojen taikomista, lauseiden puristamista ja väkisin vääntämistä, mikä saattaa joskus aiheuttaa enemmänkin jomotusta ohimoilla. Usein kirjoittamisprosessin paras hetki on se, kun tekstin saa valmiiksi, vaikka takki onkin silloin usein aivan tyhjä.
Pahimmillaan voi käydä niin, että syystä tai toisesta kirjoittamiseen tulee täydellinen stoppi. Ei vain pysty, eikä kykene. Muistan itsekin erästä kehitystutkielmaa tehdessäni, kun yhtenä kauniina päivänä kaikki sanat ja lauseet yksinkertaisesti – *POF* – hävisivät. En pystynyt kirjoittamaan riviäkään. Sitä vain tuijotti tyhjää tietokoneen ruutua ilman, että syntyi yhtäkään lausetta.
Tuollaisina hetkinä se oma sisäinen kriitikko ottaa yleensä vallan ja vartioi, ettei kirjoittava käsi lähde sooloilemaan, vaan pysyy järjen tiukassa kontrollissa. On selvä, että siitähän se luomisen ja kirjoittamisen syvä tuska saa sitten hyvin alkunsa.
Tämä saattaa kuulostaa monelle aika kamalalta – etenkin heille, jotka eivät kirjoita paljon työkseen. Miksi ihmeessä tehdä sellaista hommaa, josta ei pidä tai joka voi saada aikaan tällaisia mörköjä ja lukkoja?
Takana ovat kuitenkin ne autuaat ajat, jolloin kirjoittaminen oli lähinnä kirjailijoiden, tutkijoiden, toimittajien ja viestintäasiantuntijoiden heiniä. Nykyään hyvin monessa ammatissa joudutaan tuottamaan sujuvaa tekstiä. Siksi kirjoitustaitoa tulisikin lähes kaikkien organisaatioiden riveissä kehittää.
Kuten monet kirjailijatkin ovat haastatteluissa todenneet, kirjoittaminen on usein raakaa työtä. Tekstien tuottamisessa ei useinkaan voi jäädä odottelemaan sitä luovaa ja tasaisesti sykkivää flow-tilaa, vaikka tekstin tekeminen ja aihe sinällään olisivatkin itselle kiinnostavia. Joskus on vain kirjoitettava hieman väkisin, etenkin kun deadlinet lähestyvät.
Teksti- ja tyylilaji vaikuttavat varmasti siihen, millaisena kirjoittamisen kokee. On kuitenkin eri asia tehdä organisaation sisäistä viikkoviestiä kuin tuottaa vaikka timanttisia blogitekstejä, puhumattakaan vaikka romaanista. Kaikki eivät pysty tuottamaan kiinnostavia, lukijaa koukuttavia ja viimeisteltyjä tekstejä – eikä tarvitsekaan.
Oman kirjoitustaidon kehittäminen ei kuitenkaan koskaan mene hukkaan, sillä monet meistä kirjoittavat päivittäin sähköposteja, raportteja, arviointeja, tuote- tai palvelutekstejä ja lukuisia chat-viestejä. Kaikki edellä mainitut on tarkoitettu muiden silmille, jolloin suotavaa olisi, että tekstit olisivat vähintään ymmärrettäviä, helppolukuisia ja mieluiten positiivisen muistijäljen jättäviä.
Kirjoittajana kehittyminen kohentaa monia muitakin työelämäntaitoja. Ohessa viisi perustelua, joiden avulla yrityksen johdon voi vakuuttaa siitä, miksi jokaisen työntekijän kirjoitustaidon kehittämiseen kannattaa panostaa.
1. Hyvin kirjoitettu viesti menee helpommin perille
Ytimekäs ja helppolukuinen viesti menee helpommin perille, eikä lukijan aikaa kulu tekstin tankkaamiseen. Lisäksi hyvän ja napakan kirjallisen ilmaisun ansiosta vältytään monelta väärinkäsitykseltä.
2. Hyvällä kirjoitustaidolla säästetään aikaa
Kun perusasiat ovat hallussa, voi keskittyä viilaamiseen. Kun kirjoittaja osaa jakaa tekstin luomisen useaan vaiheeseen: ideointiin, tekstin kirjoittamiseen, oikolukuun ja viimeistelyyn, on kirjoittamisen aikatauluttaminen helpompi tehdä, mikä säästää monen aikaa – etenkin kirjoittajan omaa.
3. Hyvä kirjoitustaito viestii organisaation uskottavuudesta
Sujuva, ymmärrettävä, käytännönläheinen ja selkeä viestintä kielii asiantuntemuksesta ja työntekijöiden ammattitaidosta. Blogitekstit ovat vain pieni osa organisaatioiden viestinnästä, jos tarkastellaan yrityksen kokonaiskuvaa, organisaation sisäistä ja ulkoista viestintää. Viestintä ja hyvä kirjoitustaito koskettavat kaikkia.
4. Luovuus ja ongelmanratkaisutaidot paranevat kirjoittamalla
Tutkijoiden mukaan ihmisen luovuus ja ongelmanratkaisutaidot paranevat, jos kirjoittaa paljon tai usein. Jos taas kirjoittamisen taidot ovat ruosteessa, on selvä, ettei tekstiä synny yhtä paljon ja yhtä helposti kuin heiltä, joilla on jo toimivat kirjoittamisrutiinit.
5. Kirjoittaminen auttaa jäsentämään asioita ja lisää itsetuntemusta
Kirjoittamisen avulla pystyy ymmärtämään paremmin asioiden merkityksiä ja niiden välisiä yhteyksiä. Lisäksi kirjoittaminen lisää omaa itsetuntemusta, kun joutuu miettimään ja pukemaan omia ajatuksia sanoiksi ja reflektoimaan niitä omiin arvoihin, tunteisiin tai toimintamalleihin.
Vaihdoin keväällä viestejä kirjailija Petri Tammisen kanssa suunnitellessamme tulevaa kirjoittamisen koulutusohjelmaa, ja hän kuvaili kirjoittamista kauniin runollisesti, mutta osuvasti: ”Sanoja lähetetään matkaan paljon, mutta paljonko niitä saapuu perille? Viestisi voi vaikuttaa vain, jos lauseesi muuttuvat vastaanottajan luona tunteiksi, kuviksi ja ajatuksiksi. Siihen tarvitaan kirjoittamisen taitoja.” Onneksi näitä taitoja voi aina harjoitella ja kehittää.
ProKirjoittaja – työelämän kirjoitustaidot -koulutuksessa opit paremmaksi kirjoittajaksi!
Teksti: Kati Tiihonen, viestinnän kehittämisen asiantuntija, HY+
